Pembelian atau purchasing adalah bagian penting dalam sebuah perusahaan. Bagian purchasing memainkan peran kunci dalam pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan.
Tugas utama bagian purchasing adalah memastikan bahwa perusahaan membeli barang dan jasa yang berkualitas dengan harga yang wajar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pengertian Bagian Purchasing
Bagian purchasing merupakan salah satu bagian penting dalam sebuah perusahaan.
Bagian ini bertanggung jawab dalam mengurus semua kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan.
Dalam sebuah perusahaan, bagian purchasing sering juga dikenal dengan sebutan procurement atau pembelian.
Tugas utama dalam job desk bagian purchasing adalah sebagai berikut:
1. Mencari dan Memilih Supplier
Tugas pertama dalam job desk bagian purchasing adalah mencari dan memilih supplier atau pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.
Proses ini meliputi pencarian pemasok, mengevaluasi kualitas produk atau jasa yang ditawarkan oleh pemasok, serta melakukan negosiasi harga yang sesuai dengan anggaran perusahaan.
2. Membuat Permintaan Pembelian
Setelah menemukan supplier yang tepat, tugas selanjutnya adalah membuat permintaan pembelian atau purchase request.
Purchase request ini berisi daftar barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan, jumlah barang atau jasa yang dibutuhkan, dan spesifikasi barang atau jasa yang diinginkan.
3. Memproses Pesanan Pembelian
Setelah purchase request disetujui, tugas selanjutnya adalah memproses pesanan pembelian atau purchase order.
Purchase order berisi detail barang atau jasa yang dipesan, harga barang atau jasa, jumlah barang atau jasa yang dipesan, serta jadwal pengiriman barang atau jasa.
4. Melakukan Negosiasi Harga
Tugas utama bagian purchasing adalah melakukan negosiasi harga dengan pemasok untuk memperoleh harga yang sesuai dengan anggaran perusahaan.
Tujuan negosiasi adalah untuk memperoleh harga terbaik dengan kualitas yang baik pula.
5. Membuat Kontrak dengan Pemasok
Setelah harga disepakati, tugas selanjutnya adalah membuat kontrak dengan pemasok atau supplier.
Kontrak ini berisi ketentuan-ketentuan yang harus dipenuhi oleh pemasok, termasuk kualitas barang atau jasa, harga, jadwal pengiriman, dan syarat pembayaran.
6. Memantau Persediaan Barang
Tugas lain dari bagian purchasing adalah memantau persediaan barang.
Hal ini penting dilakukan untuk memastikan bahwa persediaan barang selalu cukup dan tidak terjadi kekurangan stok yang dapat menghambat proses produksi.
7. Menyelesaikan Masalah Terkait Pembelian
Tugas terakhir dalam job desk bagian purchasing adalah menyelesaikan masalah terkait pembelian.
Hal ini dapat meliputi penundaan pengiriman barang atau jasa, barang atau jasa yang tidak sesuai dengan spesifikasi, serta masalah-masalah lainnya yang dapat terjadi selama proses pembelian.
Keterampilan yang Diperlukan untuk Menjadi Bagian Purchasing yang Sukses
Bagian purchasing yang sukses membutuhkan keterampilan yang kuat dalam berkomunikasi, bernegosiasi, memecahkan masalah, dan bekerja dalam tim.
Berikut adalah beberapa keterampilan penting yang dibutuhkan untuk menjadi bagian purchasing yang sukses:
1. Keterampilan Komunikasi
Bagian purchasing yang sukses membutuhkan keterampilan komunikasi yang kuat untuk berinteraksi dengan supplier, departemen lain di dalam perusahaan, dan manajemen.
Keterampilan komunikasi yang baik membantu bagian purchasing dalam memahami kebutuhan dan persyaratan perusahaan serta dalam menjelaskan persyaratan pembelian kepada supplier.
2. Keterampilan Bernegosiasi
Keterampilan bernegosiasi yang kuat sangat penting dalam job desk bagian purchasing.
Keterampilan ini membantu bagian purchasing dalam mencapai harga yang tepat, syarat dan ketentuan pembelian yang menguntungkan, serta jadwal pengiriman yang dapat dipenuhi oleh supplier.
3. Keterampilan Memecahkan Masalah
Bagian purchasing harus dapat memecahkan masalah yang muncul dalam proses pembelian.
Keterampilan ini meliputi kemampuan untuk mengidentifikasi masalah, mencari solusi yang tepat, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah.
4. Keterampilan Manajemen Waktu
Keterampilan manajemen waktu yang baik sangat penting dalam job desk bagian purchasing.
Bagian purchasing harus dapat mengatur waktu dengan baik untuk memenuhi jadwal pengiriman barang dan jasa yang telah ditetapkan.
5. Keterampilan Analitis
Keterampilan analitis sangat diperlukan untuk mengumpulkan data tentang pemasok dan produk, melakukan evaluasi supplier, dan membuat keputusan pembelian yang bijaksana.
6. Kemampuan Kerja dalam Tim
Bagian purchasing harus dapat bekerja dalam tim dengan departemen lain di dalam perusahaan, seperti manajemen produksi, keuangan, dan gudang.
Kemampuan bekerja dalam tim yang baik membantu memastikan bahwa persediaan barang selalu cukup, pengiriman barang tepat waktu, dan kualitas barang yang dipesan sesuai dengan standar perusahaan.
Kesimpulan
-min.png "Kesimpulan")
Bagian purchasing memainkan peran yang sangat penting dalam perusahaan.
Tugas utama dalam job desk bagian purchasing adalah memastikan bahwa perusahaan membeli barang dan jasa yang berkualitas dengan harga yang wajar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Bagian purchasing yang sukses membutuhkan keterampilan yang kuat dalam berkomunikasi, bernegosiasi, memecahkan masalah, manajemen waktu, analitis, dan bekerja dalam tim.
