Klasifikasi Temuan Audit pada ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001
Training ISO Jakarta - Jika ingin memperoleh sertifikasi ISO, maka temuan audit adalah salah satu bagian dari prosedur sertifikasi yang harus dilaksanakan. Ini lah yang menjadi alasan utama laporan audit tersebut dibuat. Temuan audit merupakan kesimpulan akhir dari pelaksanaan pemeriksaan. Yaitu ketika lead auditor melakukan pemeriksaan dengan mengumpulkan bukti audit (audit evidence collection), lalu melakukan evaluasi dan analisis terhadap bukti audit (audit evidence evaluation).
Dalam implementasi ISO 9001, OHSAS 18001 dan ISO 14001, terdapat kegiatan internal audit di samping audit eksternal yang bertujuan untuk mengukur efektivitas dari pelaksanaan sistem manajemen selama periode tertentu. Internal audit biasanya dilakukan minimal 1 kali dalam setahun oleh para internal auditor yang ditunjuk oleh Manajemen Puncak (top management).
Temuan audit diklasifikasikan dalam dua jenis: kesesuaian (conformity) dan ketidaksesuaian (non conformity). Jika ditemukan ketidaksesuaian dengan standar ISO yang diterapkan, maka akan ada peluang untuk perbaikan, tergantung dari parah dan tidaknya temuan tersebut.
1. Observasi
Oberservasi adalah temuan yang bersifat posititf. Observasi merupakan saran dari lead auditor terhadap sasaran pelaksanaan kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dari mutu pelaksanaan kegiatan terkait. Sebuah temuan termasuk observasi tidak bisa dijadikan dalam kategori ketidaksesuaian sekalipun minor, tidak melanggar dokumentasi sistem manajemen yang telah diterapkan, sehingga saran untuk perbaikan tidak diwajibkan.
2. Ketidaksesuaian (Non Conformity)
Definisi dari ketidaksesuaian menurut ISO 9000:2000 adalah sebuah ketidakmampuan dalam memenuhi persyaratan. Ada dua jenis ketidaksesuaian: minor dan mayor.
a. Ketidaksesuaian Kecil (Minor)
Ketidaksesuaian Minor adalah suatu kegagalan untuk memenuhi salah satu persyaratan dari subklausul sistem manajemen atau ketidaksesuaian yang terjadi dalam implementasi suatu persyaratan dari prosedur sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh perusahaan. Beberapa kategori minor dapat berpotensi mengakibatkan rusaknya sistem dan mungkin dapat berkontribusi menjadi kategori mayor. Sebuah temuan termasuk ketidaksesuaian Minor jika tidak mempunyai dampak serius terhadap sistem manajemen dan sering kali disebabkan adanya human error dan diberikan batas waktu tertentu untuk memperbaikinya.
BACA JUGA: Manajemen Mutu pada Laboratorium Pengujian dan Kalibrasi dengan ISO 17025
Contoh :
• Adanya penyimpangan terhadap instruksi kerja yang telah ditetapkan.
• Adanya kelalaian dalam pencatatan daftar rekaman berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan oleh sistem manajemen.
b. Ketidaksesuaian Besar (Mayor)
Sebuah temuan audit dikatakan kategori major, apabila tidak sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen yang seharusnya dijalankan dan harus dilakukan tindakan perbaikan segera. Pada kategori ini biasanya organisasi/perusahaan yang bersangkutan tidak direkomendasikan mendapatkan pengakuan lulus akreditasi pada sistem manajemennya.
Contoh :
• Tidak dilakukannya pemeriksaan/inspeksi pada saat penerimaan bahan baku/material
• Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus, mis : kegiatan pemeliharaan, pasca pengiriman dsb.
• Tidak dilakukannya program audit internal dan rapat tinjauan manajemen.
Saran Perbaikan dari Hasil Audit
Saran-saran perbaikan dari lead auditor pada temuan audit berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari kegiatan di dalam perusahaan. Hal ini juga dapat mencegah kecurangan terjadi (fraud prevention). Temuan audit memang diharuskan ada suatu tindakan perbaikan. Namun di sisi lain, sebuah saran hanya untuk memperbaiki suatu kondisi yang tidak melanggar aturan atau kriteria yang telah ditetapkan. Pada kasus-kasus ini, manajemen puncak (top management) memiliki hak untuk mengimplementasikan saran tersebut atau tidak.
Informasi laporan ketidaksesuaian yang diberikan auditor kepada pihak auditee (perusahaan) dapat menentukan apa, dimana, dan bagaimana tindakan perbaikan yang akan dilakukan untuk menyelesaikan akar permasalahannya. Tindakan perbaikan yang dibutuhkan diputuskan sendiri oleh auditee dan diawasi oleh lead auditor. Apabila temuan ketidaksesuaian telah diselesaikan oleh auditee pada saat proses audit berjalan, maka temuan tidak dibatalkan, akan tetapi dapat dibuat catatan bahwa ketidaksesuaian tersebut telah diselesaikan untuk diperiksa selanjutnya.
Temuan audit merupakan kumpulan data dan semua informasi yang dikumpulkan, diolah dan diuji selama melaksanakan tugas audit eksternal tersebut atas kegiatan organisasi/perusahaan yang disajikan secara analisis menurut unsur-unsurnya yang dianggap bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan (interest party) dan mempunyai tujuan yang lebih spesifik, yaitu mencapai keefektifan dan efisiensi dalam implementasi pada sistem manajemen sesuai apa yang dipersyaratkan oleh ISO.
BSU Konsultan merupakan perusahaan konsultan dan sertifikasi yang fokus pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu, Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS 9100, AS 9120, dll.
