Sertifikasi ISO 9001 adalah pengakuan internasional yang menunjukkan bahwa suatu organisasi memiliki sistem manajemen mutu yang efektif dan memenuhi standar yang ditetapkan oleh International Organization for Standardization (ISO).
ISO 9001 merupakan standar internasional yang paling terkenal dan banyak diadopsi oleh berbagai jenis organisasi di seluruh dunia.
Versi terbaru dari standar ini adalah ISO 9001:2015, yang diperbarui dengan beberapa perubahan penting.
Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang tahapan sertifikasi ISO 9001 versi 2015 dan prosedur wajib yang harus dilakukan oleh organisasi yang ingin mendapatkan sertifikasi ini.
Tahapan sertifikasi ISO 9001 dimulai dengan pemahaman terhadap standar dan persyaratan yang terkandung di dalamnya.
Organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dari standar ISO 9001 dan bagaimana standar ini dapat membantu meningkatkan kinerja dan keberlanjutan organisasi.
Selain itu, organisasi juga perlu mengetahui syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan sertifikasi ini.
Syarat-syarat sertifikasi ISO 9001 meliputi beberapa hal yang harus dipenuhi oleh organisasi.
Pertama, organisasi harus memiliki sistem manajemen mutu yang terdokumentasi dan terimplementasi dengan baik.
Dokumen-dokumen yang diperlukan meliputi kebijakan mutu, prosedur-prosedur operasional standar, dan catatan-catatan yang mendukung sistem manajemen mutu.
Selain itu, organisasi juga harus menunjukkan komitmen untuk terus meningkatkan kinerja mutu mereka.
Tahapan pertama dalam proses sertifikasi ISO 9001 adalah melakukan penilaian awal atau gap analysis.
Gap analysis dilakukan untuk mengevaluasi kesenjangan antara sistem manajemen mutu yang sudah ada dengan persyaratan standar ISO 9001:2015.
Hal ini membantu organisasi dalam mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan sebelum melanjutkan proses sertifikasi.
Setelah gap analysis dilakukan, organisasi perlu melakukan perubahan dan penyempurnaan pada sistem manajemen mutu mereka.
Hal ini dapat melibatkan pembuatan atau revisi dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu, pelatihan karyawan tentang kebijakan dan prosedur mutu, serta pengimplementasian tindakan perbaikan dan pencegahan.
Organisasi perlu melakukan audit internal sebagai bagian dari persiapan untuk sertifikasi.
Audit internal bertujuan untuk mengevaluasi keefektifan sistem manajemen mutu yang telah diimplementasikan.
Hasil audit internal akan membantu organisasi untuk memperbaiki dan meningkatkan sistem manajemen mutu mereka sebelum menjalani audit eksternal oleh pihak sertifikasi.
Sebelum menjalani audit eksternal, organisasi perlu memilih lembaga sertifikasi yang akreditasinya diakui secara internasional.
Lembaga sertifikasi ini akan melakukan audit eksternal untuk menilai apakah sistem manajemen mutu organisasi memenuhi persyaratan ISO 9001:2015.
Audit eksternal biasanya melibatkan beberapa tahap, termasuk audit tahap satu dan audit tahap dua.
Audit tahap satu bertujuan untuk memeriksa apakah sistem manajemen mutu organisasi sudah memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2015.
Auditor akan mengevaluasi dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu dan melakukan wawancara dengan karyawan untuk memahami bagaimana sistem ini diimplementasikan dalam praktik sehari-hari.
Jika audit tahap satu berhasil, organisasi dapat melanjutkan ke tahap berikutnya yaitu audit tahap dua.
Audit tahap dua merupakan audit yang lebih mendalam, di mana auditor akan memeriksa apakah sistem manajemen mutu organisasi berfungsi dengan efektif dalam menghasilkan produk atau layanan yang sesuai dengan persyaratan mutu.
Auditor akan mengevaluasi proses-proses operasional organisasi, melakukan wawancara dengan karyawan, dan memeriksa catatan-catatan yang mendukung sistem manajemen mutu.
Jika organisasi berhasil melewati audit tahap dua, mereka akan dinyatakan lulus dan mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015.
Selain tahapan-tahapan yang telah disebutkan di atas, terdapat juga 7 prinsip ISO 9001 tahun 2015 yang harus dipahami dan diterapkan oleh organisasi yang ingin mendapatkan sertifikasi ini.
Prinsip-prinsip tersebut meliputi fokus pada pelanggan, kepemimpinan yang kuat, keterlibatan karyawan, pendekatan berbasis proses, peningkatan yang berkelanjutan, pendekatan berdasarkan bukti, dan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.
Dalam kesimpulannya, prosedur wajib tahapan sertifikasi ISO 9001 versi 2015 melibatkan pemahaman terhadap standar dan persyaratan yang terkandung di dalamnya, melakukan gap analysis, perubahan dan penyempurnaan pada sistem manajemen mutu, audit internal, pemilihan lembaga sertifikasi, serta audit eksternal yang melibatkan audit tahap satu dan audit tahap dua.
Dengan menjalani prosedur-prosedur ini, organisasi dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan mereka dan mendapatkan pengakuan internasional melalui sertifikasi ISO 9001:2015.
