Pengelolaan Proyek dengan Benar Menggunakan Project Management

 

Konsultan ISO Jakarta-

Diantara kita, baik secara individu maupun kelompok pernah ikut andil dalam suatu proyek. Namun, tidak sedikit dari kita belum mengetahui makna dari proyek itu sendiri. Bahkan banyak yang belum memahami pengelolaan proyek dengan benar. Nah, kali ini kita akan membahas hal-hal dasar terkait Project Management (Manajemen Proyek).

Panduan mengelola proyek dapat dipelajari dengan membaca buku PMBOK, atau lengkapnya A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). PMBOK adalah suatu buku yang memuat konsep, terminology dan proses (body of knowledge) untuk manajemen proyek yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI). PMBOK saat ini sudah memasuki edisi ke 6,

Sebelum pembahasan lebih lanjut, sebaiknya pahami terlebih dahulu definisi dari proyek, menurut PMBOK definisi dari proyek adalah:

Project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result
(Proyek adalah usaha terbaik yang bersifat temporer, yang bertujuan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik)

Dengan demikian bisa dipahami 2 hal dari definisi ini:

1. Proyek bukanlah suatu pekerjaan yang bersifat rutin dan selamanya, melainkan temporer, memiliki batasan waktu mulai dan berakhir.“Bersifat Temporer” disini bukan berarti bahwa durasi proyek harus singkat, namun bisa saja panjang atau sangat Panjang yang tetap memiliki batas.
2. Produk atau layanan yang dihasilkan dari satu proyek bisa jadi berbeda dengan proyek lainnya.

 

Lalu apa pula definisi dari Project Management (Manajemen Pengelolaan Proyek) menurut PMBOK?

Secara umum dalam suatu proyek setidaknya terdapat stakeholder yang terlibat dalam suatu proyek, seperti Project Manager (PM), Project Team, Project Management Office (PMO), Project Sponsor, Program Manager, Portfolio Manager, functional manager, business partner dan Pelanggan (Customer).

BACA JUGA:Pengelolaan Proyek dengan Benar Menggunakan Project Management

Dalam pengelolaan proyek setidaknya memiliki 5 kelompok proses (Process Group) yang harus dilewati dalam rangkaian aktivitas proyek, yang diantaranya:

1. Initiating (inisiasi proyek), yang mencakup analisis cost-benefit, project charter, dan aspek strategic management.
2. Planning (perencanaan proyek), yang mencakup penentuan scope, budgeting, perencanaan waktu, work breakdown structure, perencanaan mutu, perencanaan risiko, perencanaan komunikasi, perencanaan sumber daya, rencana pengadaan dan penggunaan tool dalam rangka perencanaan proyek.
3. Executing (eksekusi proyek), koordinasi harian, perilaku profesional, dan pengelolaan perubahan.
4. Monitoring & Controlling (pengendalian dan pemantauan proyek), yang mencakup pemantauan dan tracking progres, pengendalian sumber daya, dan pengendalian risiko project
5. Closing (penutupan proyek), yang mencakup proses penerimaan (acceptance), proses closeout, penyelesaian kontrak, dan evaluasi proyek.

Pada kelima proses tersebut, PMBOK menjelaskan setidaknya ada 10 kompetensi atau yang lebih sering disebut Knowledge Area yang harus dimiliki oleh project team untuk memperlancar keberhasilan proyek. Untuk itu perlu dimiliki Kompetensi perencanaan dan pengelolaan pada knowledge area di bawah ini:

1. Integration
2. Scope
3. Time
4. Cost
5. Quality
6. Human Resource
7. Communication
8. Risk
9. Procurement
10. Stakeholder

Pengelolaan proyek harus berdasarkan program dan portofolio yang jelas sehingga dapat saling selaras.

1. Portfolio gambaran dari inisiatif-inisiatif stratejik organisasi (misalnya 5 hingga 20 tahun). Contoh sebuah developer akan membangun perumahan tipe A di Jawa Barat, tipe B di Jawa Tengah, tipe C di DKI Jakarta dalam waktu 15 tahun.
2. Program merupakan rencana-rencana yang akan dilakukan dalam rangka mewujudkan portfolio-portfolio yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Setiap program dapat terdiri dari beberapa kegiatan termasuk proyek-proyek apa saja yang akan dilakukan.

Proyek-proyek yang ada di suatu organisasi dapat “terharmonisasi” sehingga menunjang pencapaian obyektif perusahaan, harus terdapat “linkage” antara proyek dan perencanaan stratejik perusahaan.

Demikian gambaran singkat terkait Manajemen Proyek. Pemahaman penerapan yang dalam terkait Pengelolaan proyek akan berdampak langsung terhadap kesuksesan suatu proyek. Selamat menerapkan. Terima kasih.