Pelatihan ISO Jakarta - Sertifkat ISO menjadi salah satu dokumen penting yg dimiliki suatu perusahaan. Jika kita berbicara tentang pelaksanaan proses implementasi ISO pada perusahaan, pastinya harus melewati beberapa tahapan. Nah, tahapan apa saja yang harus dilewati sebuah organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan sertifikat ISO? Dalam artikel ini akan diberikan informasi secara rinci tahapan-tahapan dalam proses pelaksanaan sertifikat ISO.
MEMBUAT KOMITMEN
Top Management harus membuat komitmen untuk
menerapkan Sistem Manajemen ISO dan memastikan bahwa Standar ISO yang dipilih
sudah tepat bagi perusahaan.
MEMBENTUK TIM ISO
Perusahaan harus membentuk tim ISO yang
terdiri dari ketua project dan tim. Dalam tim minimal terdiri dari dua orang
dari setiap divisi/departemen (yakni dept. head dan staf). Penetapan Management
Representative boleh ada atau ditiadakan, tetapi Top Management harus berperan
secara aktif dalam penerapan Sistem Manajemen ISO sebagai fungsi pemimpin.
MELAKSANAKAN PELATIHAN ISO
Menetapkan waktu pelaksanaan pelatihan ISO
untuk seluruh karyawan yang meliputi pelatihan Awareness (pengenalan),
Dokumentasi dan Internal Audit. Tahapan ini dapat dilakukan oleh Lembaga
Pelatihan ISO dari eksternal untuk mengajarkan pemahaman yang jelas kepada
karyawan tentang persyaratan dan prosedur ISO.
MENGGUNAKAN JASA KONSULTAN ISO
Perusahaan dapat menggunakan jasa Konsultan
ISO untuk membantu memberikan strategi implementasi dan mampu meningkatkan
nilai proses bisnis. Penggunaan Konsultan ISO tidak menghapus tanggung jawab
Top Management untuk mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen ISO. Pihak
perusahaan dapat menanyakan apa saja terkait dengan implementasi kepada
Konsultan ISO.
MELAKUKAN GAP ANALYSIS
Gap Analysis adalah menganalisis proses dan
prosedur yang berlaku dalam suatu perusahaan. Gap Analysis akan menentukan
seberapa besar perbedaan antara proses operasional atau produksi perusahaan
dengan persyaratan ISO yang harus diterapkan.
PEMBUATAN DOKUMEN
Setelah melakukan Gap Analysis, tim ISO
membuat dokumen sesuai dengan persyaratan ISO yang akan diterapkan. Tetapkan
Kebijakan, Struktur Organisasi, Job
Desc, KPI, Pedoman, dan Prosedur dari masing-masing departemen di dalam
perusahaan. Jika dibutuhkan penjelasan secara terperinci, maka dapat dibuatkan
dokumen pendukungnya seperti Standar Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir.
IMPLEMENTASI SISTEM ISO
Perlu dicatat bahwa untuk memiliki
Sertifikat ISO, perusahaan harus sudah beroperasi minimal 3 bulan untuk memastikan
seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya.
MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL
Tahapan ini mencakup pelaksanaan Audit
Internal Sistem Manajemen perusahaan mulai dari menyusun agenda tahunan audit
sampai dengan evaluasi ke Top Management. Internal Audit bertujuan untuk
menentukan apakah sistem manajemen memenuhi persyaratan Sistem Manajemen
perusahaan diterapkan dan dipelihara secara efektif.
TINJAUAN MANAJEMEN
Tahapan ini mencakup kegiatan perencanaan
dan pelaksanaan Tinjauan Manajemen, serta melakukan follow up terhadap
pelaksanaannya serta pelaporan pencapaian hasilnya. Melakukan peninjauan
kesesuaian dan keefektifan dari Sistem Manajemen, serta pencapaian performa
perusahaan. Menetapkan tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki
efektifitas sistem dan performa perusahaan yang bermasalah (performa yang
memburuk).
Baca Juga: ISO 14001: Pengertian dan Proses Mendapatkan Sertifikatnya
AUDIT SERTIFIKASI ISO
Tahapan ini sebagai penentuan kelayakan
perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Perusahaan yang telah memiliki dan
menerapkan persyaratan sistem ISO dapat mengajukan permohonan sertifikasi
kepada Badan Sertifikasi ISO. Proses Sertifikasi ISO terdiri dari 2 tahap,
yaitu :
1. Tahap Pertama: Audit Kecukupan
Proses pemeriksaan dokumentasi perusahaan,
tujuannya untuk menentukan bahwa sistem telah memenuhi persyaratan ISO. Setelah
dokumentasi perusahaan dinilai cukup, maka akan dilanjutkan ke pre-assessment.
Pre-assessment adalah proses pemeriksaan dan pengujian awal implementasi
sistem, hal ini bertujuan untuk memastikan sistem telah siap secara menyeluruh.
2. Tahap Kedua: Main-assessment
Proses penilaian kesesuaian secara
menyeluruh.
Jika perusahaan dinilai telah memenuhi
kriteria kesesuaian dengan sistem ISO dan dikategorikan telah layak, maka akan
langsung mendapatkan Sertifikat ISO yang diberikan oleh Badan Sertifikasi ISO.
Tahapan ini juga dikatakan sebagai penentuan label kelayakan perusahaan untuk
mendapatkan Sertifikat ISO.
