Cara Mendapatkan Sertifikat ISO

Training ISO Jakarta -  Untuk mendapatkan Sertifikasi ISO seperti ISO 9001 atau ISO 14001 tidaklah terbilang sulit. Namun ada beberapa cara untuk mendapatkannya. Nah, itu mengetahui lebih lanjut cara mendapatkan sertifikat ISO, mari simak informasinya pada artikel di bawah ini.

1. Membuat Komitmen

Pimpinan organisasi harus berkomitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO dan memastikan bahwa Standar ISO yang dipilih sudah tepat bagi organisasi. Perlu dicatat bahwa untuk memiliki Sertifikat ISO, organisasi harus telah beroperasi selama minimal 3 bulan. Hal ini bertujuan agar organisasi telah memiliki beberapa proses di tempat yang dapat dinilai oleh Konsultan ISO.

2. Meninjau

Pimpinan diharapkan untuk terlibat aktif dengan asosiasi industri atau asosiasi profesi sebagai referensi pengimplementasian Standar ISO pada organisasi lain. Pimpinan juga bisa meminta informasi dengan organisasi yang telah menerapkan Sistem Manajemen ISO, atau bisa juga menggunakan sumber informasi dari badan pemerintah untuk menambah informasi mengenai Standar ISO. Badan Sertifikasi ISO telah mengembangkan beberapa buku panduan yang berupa Standar ISO 9001 dan Standar ISO 14001 sehingga informasi lebih mudah didapatkan.

3. Membentuk Tim ISO

Organisasi menetapkan SDM sebagai anggota Working Group dalam pelaksanaan penerapan ISO yang terdiri dari ketua proyek dan tim. Tim ISO minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi / departemen, terdiri dari pimpinan departemen dan staf. Penetapan manajemen representatif boleh ada atau ditiadakan, tetapi Top Management harus terlibat aktif didalam penerapan sistem manajemen sebagai fungsi Leadership.

4. Menyelenggarakan Training ISO

Tetapkan waktu untuk melaksanakan Training ISO untuk seluruh karyawan meliputi Training Awareness (pengenalan), Training Dokumentasi dan Training Internal Audit. Training ISO sangat bermanfaat buat karyawan yang baru mengetahui informasi mengenai Standar ISO, sehingga daapat menambah wawasan untuk membanu proses penerapan Standar ISO. Jika Anda sudah memiliki pengetahuan mengenai Standar ISO, mengikuti Training ISO akan memberikan hasil yang maksimal. Saat ini, Standar ISO yang paling populer yaitu ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001.

5. Memilih Badan Sertifikasi ISO

Sangat penting bagi pimpinan untuk mengetahui beberapa hal ketika menyetujui menandatangani kontrak untuk melanjutkan ke Badan Sertifikasi ISO seperti UKAS, IAS, DAC, JAS-ANZ, AB-CAB, dan lainnya. Standar ISO yang umum didasarkan pada siklus 3 tahun, namun isokonsultindo dapat membantu organisasi hanya dalam waktu 4 bulan untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Konsultan ISO yang lain akan mengharapkan organisasi untuk membuat kontrak minimal 3 tahun meskipun hanya kunjungan tahunan yang diperlukan.

6. Melakukan Gap Analisis dan Membuat Dokumen ISO

Bandingkan sistem manajemen yang sebelumnya sudah berjalan dengan sistem manajemen yang dipersyaratkan oleh Standar ISO, lakukan analisa mengenai apa saja yang belum di terapkan. Tetapkan kebijakan, Struktur Organinsasi, Job Desk, KPI , Manual Mutu dan Prosedur Kerja dari masing-masing departemen didalam organisasi. Bila dibutuhkan penjelasan lebih terperinci dari prosedur kerja dapat dibuat instruksi kerja dan formulir kerja pendukungnya.

7. Implementasi Sistem ISO

Pemeliharaan Sistem Manajemen ISO adalah di mana kerja keras dimulai. Lanjutan yang penting supaya implementasi bisa berhasil, dan bagi organisasi adalah untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Komunikasi dan Training ISO harus dilakukan secara teratur untuk memastikan budaya kesadaran berkelanjutan dan keterlibatan dengan staf. Lebih formal, Audit Internal juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan Standar ISO telah terpenuhi. Sebuah tinjauan manajemen harus digelar untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

8. Melakukan Audit Internal dan Tinjauan Manajemen

Lakukan Audit Internal perusahaan dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Kegiatan ini merupakan tahap dimana Auditor Internal memberikan laporan analisa kesenjangan yang dapat mengidentifikasi tindakan yang dibutuhkan oleh organisasi untuk memenuhi persyaratan Standar ISO serta dapat digunakan sebagai bantuan perencanaan. Jadi jangan khawatir jika organisasi belum siap karena banyak organisasi sudah memiliki sejumlah proses yang diperlukan di tempat hanya saja mereka hanya perlu dokumentasi dan proses yang lebih baik.

9. Audit Sertifikasi ISO

Setelah organisasi telah siap dan telah menentukan masalah yang disorot dalam Laporan Audit Internal, undang Badan Sertifikasi ISO untuk melakukan audit perusahaan dan selesaikan semua NC (Non-Conformity) bila terdapat temuan dalam audit badan sertifikasi. Pada Tahap ini Auditor akan mengungkapkan efektivitas sistem manajemen dan apakah memenuhi semua persyaratan Standar ISO tertentu yang ingin disertifikasi (misal ISO 9001 atau ISO 14001). Jika sudah sesuai, organisasi akan disarankan untuk segera diberikan Sertifikat ISO. Laporan Auditor kemudian akan diperiksa melalui proses persetujuan dari Badan Sertifikasi dan jika tidak ada anomali diidentifikasi maka Sertifikat ISO resmi diberikan kepada organisasi.